【信書郵便の送り方】税理士事務所(記帳代行)への郵送は書留にするか否か!?

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税理士事務所に記帳代行や書類の作成をお願いするにあたり、何で郵送するのか、ちょっと方法で迷ってため、覚書を残しておきます。要は、信書郵便の送り方についてです。

税理士事務所のお願い

税理士事務所のサイトを見ると、

「郵便物」(第一種郵便物)又は「信書便物」として送付する必要があります。

と書かれています。書いていないサイトも多いですけど(^^;

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クロネコの信書送付はダメ

つまり、クロネコメール便なんかでは、もちろん郵送していけないということです。念のためですけど…。

信書を引き受けないための取り組みを行ってまいりました

信書に関する重要なお知らせ | ヤマト運輸

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信書は郵便局に〜料金や書留の追加料金は!?

で、信書送付OKの郵便局に書類を持っていくわけですが、

契約書、決算書など大事な書類も含まれることがあるため、気にすべきは、どの方法で送るかです。
定型郵便はレシートをまとめておくると、サイズや重さ的に送るのが不可能です。

  • 定型外郵便 追跡なし
  • レターパック350 追跡あり(ポスト)
  • レターパック500 追跡あり(手渡し)
  • 定型外郵便 特定記録(ポストだけど記録が残る)
  • 定型外郵便 書留

定形外郵便とレターパックのどちらがいいのかは、重さにより決まります。郵パックは信書NGのようです。郵便局のサイトに全部かいてありました。郵便局のサイトは、この手のサイトにしては見やすくてわりと好きなんです。

信書か否か
信書を送付することができないサービス

書き留めの追加料金
国内の料金表(オプションサービス) – 日本郵便
書留の種類 – 日本郵便

結論

個人的な結論としては、書留にするか否かは、送付するものによりますね。^^

書類がコピーなのか否かによるかもしれませんし、何を送るかにもよります。

あと、「書留」より安い「特定記録」があります。税理士事務所から送付されてくるときも、これで送られてくることがありますね。

ただ、「特定記録」と「レターパック500」を比較すると、どちらも形式は違いますけど、記録は残ります。
だったら、サイズがぴったりの場合、手渡しの「レターパック500」の方がいいんじゃないかな、と思います。

「特定記録」に関して郵便屋さんが内部事情を知恵袋で暴露していました。
特定記録郵便のメリットってなんですか?普通郵便と比べて、集配や配… – Yahoo!知恵袋

あえて一覧にすると、こんな感じでしょうか。

  • レターパック350 追跡あり(まあまあ重要 サイズにより使い分ける)
  • 定型外郵便 特定記録(まあまあ重要 サイズにより使い分ける)
  • レターパック500 追跡あり(まあまあ重要 サイズにより使い分ける)
  • 定型外郵便 書留(超重要)

なくなったときのリスクも考慮しながら、送付物により書留か否かを使い分けようと思います。まあ、今のところなくなったことはないんですけどね。

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