【信書郵便の送り方】税理士事務所(記帳代行)への郵送は書留にするか否か!?

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税理士事務所に記帳代行や書類の作成をお願いするにあたり、何で郵送するのか、ちょっと方法で迷ってため、覚書を残しておきます。要は、信書郵便の送り方についてです。

税理士事務所のお願い

税理士事務所のサイトを見ると、

「郵便物」(第一種郵便物)又は「信書便物」として送付する必要があります。

と書かれています。書いていないサイトも多いですけど(^^;

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クロネコの信書送付はダメ

つまり、クロネコメール便なんかでは、もちろん郵送していけないということです。念のためですけど…。

信書を引き受けないための取り組みを行ってまいりました

ヤマト運輸のWebサイトです。
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信書便は郵便局で〜料金や書留の追加料金は!?

で、信書送付OKの郵便局に書類を持っていくわけですが、

契約書、決算書など大事な書類も含まれることがあるため、気にすべきは、どの方法で送るかです。定型郵便はレシートをまとめておくると、サイズや重さ的に送るのが不可能です。

  • 定型外郵便 追跡なし
  • レターパック350 追跡あり(ポスト)
  • レターパック500 追跡あり(手渡し)
  • 定型外郵便 特定記録(ポストだけど記録が残る)
  • 定型外郵便 書留

定形外郵便とレターパックのどちらがいいのかは、重さにより決まります。郵パックは信書NGのようです。郵便局のサイトに全部かいてありました。郵便局のサイトは、この手のサイトにしては見やすくてわりと好きなんです。

信書か否か

日本郵便株式会社Webサイトは、ゆうパックやゆうメール、手紙、はがき、書留、国際郵便などの郵便物の料金や、配達にかかる日数、荷物の状況の追跡、再配達の申し込みなどのサービスと、年賀や暑中見舞などのキャンペーン情報を案内しています。

書き留めの追加料金

以下のオプションサービスを利用する場合は、郵便物(手紙・はがき)や荷物の運賃にオプションサービスの料金を加算してください。
引き受けから配達まで、郵便物の送達過程を記録します。万一の場合には、お申し出のあった損害要償額の範囲内で実損額を賠償します。

結論

個人的な結論としては、書留にするか否かは、送付するものによりますね。^^

書類がコピーなのか否かによるかもしれませんし、何を送るかにもよります。

あと、「書留」より安い「特定記録」があります。税理士事務所から送付されてくるときも、これで送られてくることがありますね。

ただ、「特定記録」と「レターパック500」を比較すると、どちらも形式は違いますけど、記録は残ります。だったら、サイズがぴったりの場合、手渡しの「レターパック500」の方がいいんじゃないかな、と思います。

「特定記録」に関して郵便屋さんが内部事情を知恵袋で暴露していました。

特定記録郵便のメリットってなんですか?普通郵便と比べて、集配や配達の際、担当者が普通郵便より扱いが丁寧になるということなのでしょうか?郵便物を受け付けたという事実を証明するだけでしょうか?まるで、郵便会社の職員の怠慢防止のためのオプションとしかいえない気がしてなりません。

あえて一覧にすると、こんな感じでしょうか。

  • レターパック350 追跡あり(まあまあ重要 サイズにより使い分ける)
  • 定型外郵便 特定記録(まあまあ重要 サイズにより使い分ける)
  • レターパック500 追跡あり(まあまあ重要 サイズにより使い分ける)
  • 定型外郵便 書留(超重要)

なくなったときのリスクも考慮しながら、送付物により書留か否かを使い分けようと思います。まあ、今のところなくなったことはないんですけどね。

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10万円からの税理士さん

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